Procédure de récupération d'un courrier adressé à un élu
« Madame le Maire,
Le 17 avril dernier, nous vous avons interpellé à propos de plusieurs incidents survenus dans la distribution de courrier déposés en mairie à l’intention d’élus municipaux.
Dans notre courriel, nous vous rappelions que la mairie constitue, pour les administrés comme pour les associations, le seul canal officiel pour adresser un courrier à un élu. Les administrés ne disposent pas de nos coordonnées personnelles et nous ne bénéficions pas d’adresse électronique municipale. La mairie est donc notre lieu de rattachement institutionnel. Elle constitue pour l’ensemble des élus la maison commune et à ce titre, elle doit assurer une transmission neutre, régulière et fiable des correspondances qui nous sont destinées.
Toute entrave à cette circulation, qu’il s’agisse d’une rétention ou d’un retard injustifié, revient à rompre le lien direct entre les citoyens et leurs représentants. Cela pourrait être interprété comme un abus de pouvoir administratif, voire comme une atteinte à la liberté de communication.
C’est pourquoi, dans un souci d’équité, de transparence et de respect du rôle de chaque conseiller municipal, nous vous avions de nouveau demandé la mise en place d’une procédure claire et efficace garantissant l’accès au courrier adressé aux élus.
Le 18 avril, vous nous avez répondu : « la procédure de distribution des courriers aux conseillers municipaux est la suivante : à réception d’un pli reçu en mairie à l’intention d’un conseiller municipal. Ce dernier sera informé par mail ou par téléphone qu’il pourra venir en personne le récupérer à mon secrétariat ».
Le même jour, vous informez les élus qu’un courrier, celui de l’association Les Irignois d’Yvours, déposé en mairie deux mois plus tôt, pouvait être retiré auprès de votre secrétariat aux horaires d’ouverture de la mairie, à l’exception du samedi matin.
Or, certains élus, du fait de leurs obligations professionnelles, ne sont pas en mesure de se présenter en mairie aux horaires d’ouverture en semaine. Aussi afin de garantir un accès équitable pour tous les élus, nous vous demandons :
– serait-il envisageable que le courrier puisse également être retiré le samedi matin à l’accueil de la mairie ?
– Ou alors serait-il possible d’installer une boîte aux lettres sécurisée à l’extérieur du bâtiment dont les élus du groupe Nouvel Élan disposeraient d’une clé afin de pouvoir récupérer leur courrier en dehors des horaires d’ouverture ?
Nous vous remercions pour vos réponses et pour les solutions que vous pourrez proposer à ce sujet. »
Réponse de Mme le Maire
» Afin de garantir un accès équitable à tous les élus du conseil municipal et de sécuriser la procédure. Je confirme celle mise en place, à savoir venir récupérer le courrier au secrétariat général durant ses heures d’ouverture.
Toutefois, puisque j’apprends avec cette question orale la difficulté pour certains de venir en semaine, je vous invite donc à téléphoner au secrétariat général qui descendra votre pli à l’accueil pour une réception le samedi matin. «
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